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Verkaufsbeleg (Datensatz)

Strukturierte Ablage von Verkaufsbelegen aller Art.

Einleitung

Sie befinden sich jetzt in einem Verkaufsbeleg eines bestimmten Typs.

Die Warenwirtschaft arbeitet mit den folgenden Typen von Verkaufsbelegen:

• Angebot
• Rahmenauftrag
• Auftrag (=Auftragsbestätigung)
• Lieferung (=Lieferschein)
• Rechnung
• Gutschrift

Für den Fall, dass Sie spezielle Verkaufsbelege benötigen, stehen Ihnen die folgenden Typen zur Verfügung:

• Proforma-Rechnung: Die Proforma-Rechnung wird aus dem Verkaufsbeleg Auftrag erzeugt.
• Auftrag / Lieferung / Rechnung: Der Verkaufsbeleg ist gleichzeitig Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung.
• Lieferung / Rechnung: Der Verkaufsbeleg ist gleichzeitig Lieferschein und Rechnung.
• Auftragsstornierung: Der Verkaufsbeleg benutzen Sie, wenn der Kunde eine schriftliche Auftragsstornierung benötigt. Bitte achten Sie darauf, den Status der Auftragsstornierung und den Status des dazugehörenden Auftrags auf Erledigt zu setzen. Nur so werden die Lagerreservierungen zurückgenommen.
• Rücklieferung (=Rücklieferschein Einkauf/Verkauf)

Sie können Verkaufsbelege sammeln (einzeln auswählen) und gemeinsam weiterverarbeiten. Z. B. sammeln Sie mehrere Lieferscheine und erstellen daraus e i n e Rechnung

Und Sie können einen neuen Verkaufbeleg erstellen indem Sie einen vorhandenen Verkaufsbeleg kopieren und modifizieren.

Den detaillierten Status eines Auftrags können Sie einsehen, indem Sie den Datensatz der entsprechenden Auftragsbestätigung aufrufen. In der Seitenansicht Verkaufsbeleg:Auftragsbestätigung finden Sie im Register Auftragsstatus die gewünschten Informationen.

Wichtig: Die Weiterverarbeitung eines Verkaufsbelegs ist nur möglich, wenn der Status auf Versendet gesetzt wurde.

Die Mahnungen werden erstellt in der Seitenansicht Verkauf . Dazu müssen Sie in der Tabelle der Registerkarte Rechnungen die Rechnung(en) markieren und am Fuß der Tabelle auf das Symbol Mahnung (Dreieck mit Ausrufungszeichen) klicken.

Das Erscheinungsbild (Hintergrund, Ränder, Schriftgrößen,..) der gedruckten Verkaufsbelege wird in der Mandantenverwaltung im Register PDF Layout festgelegt.

Symbolleiste

Symbolleiste für einen Verkaufsbeleg im Entwurf:

Symbolleiste für einen versendeten Verkaufsbeleg:

Datensatz

Schließen: Mit Klick auf das Symbol Schließen wird die aktuelle Seitenansicht geschlossen.

Neu Laden: Mit Klick auf das Symbol Neu Laden laden Sie die Seitenansicht neu.

Wiedervorlage: Mit Klick auf das Symbol Wiedervorlage öffnet sich eine Dialogbox. Hier tragen Sie das Datum ein ab dem der Datensatz auf Ihrem Arbeitsplatz im Register Wiedervorlage angezeigt werden soll.

Drucksymbol mit Blitz: Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, drucken Sie eine neue Version des Verkaufsbelegs. Sie können nun in dem sich öffnenden Dialogfenster die folgenden Details auswählen:

Briefpapier: Hier wählen Sie, ob Sie den Verkaufsbeleg mit keiner oder einer eigenen Briefpapiervorlage ausdrucken möchten.

Details: Dieses Häkchen setzen Sie, wenn beim Druck des Verkaufsbeleges die Merkmale aufgeführt werden sollen.

Preise: Dieses Häkchen setzen Sie, wenn beim Druck des Verkaufsbeleges die Einzelpreise ausgewiesen werden sollen.

Endbetrag: Dieses Häkchen setzen Sie, wenn beim Druck des Verkaufsbeleges der Endbetrag ausgewiesen werden soll.

Vor dem Druck wird ein PDF-Dokument generiert und Ihnen angezeigt.

Drucksymbol ohne Blitz: Der Verkaufsbeleg wurde bereits gedruckt und der Status des Datensatzes auf Versendet gesetzt. Klicken Sie auf das Drucksymbol ohne Blitz, um die aktuelle archivierte Fassung der PDF-Datei zu erhalten.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Sie nach der Änderung eines Verkaufsbelegs eine n e u e PDF-Datei generieren müssen. D. h. nach Einarbeitung der Änderungen im Entwurfmodus muss zuerst gedruckt (Symbol Drucken mit Blitz) und danach erst der Status auf Versendet gesetzt werden.

EMail: Sie können die Belege per EMail versenden.

Kopieren: Dieses Symbol ist nur sichtbar für Verkaufsbelege im Entwurfmodus oder mit dem Status Erledigt. Mit Klick auf das Symbol Kopieren können Sie die Daten des Verkaufsbelegs übernehmen und in einen neuen Verkaufsbeleg speichern. Auf diese Weise legen Sie zum Beispiel schnell eine neue Auftragsbestätigung an, wenn Ihr Kunde das "gleiche wie letzte Woche" bestellt.

Weiterverarbeiten: Diese Symbol ist nur sichtbar für versendete Verkaufsbelege, die noch nicht den Status Erledigt haben. Mit Klick auf das Symbol Weiterverarbeiten erstellen Sie zum Beispiel einen Lieferschein aus einer Auftragsbestätigung oder eine Rechnung aus einem Lieferschein.

Löschen: Nur aktiv, wenn der Datensatz im Entwurfsmodus ist. Mit Klick auf das Symbol Löschen wird der aktuell angezeigte Datensatz gelöscht und in den Papierkorb verschoben.

Typ

In Abhängigkeit von dem Typ des Verkaufsbeleges werden in der Symbolleiste andere Symbole aktiv. Welche Typen zur Auswahl stehen, hängt von dem Verkaufsbeleg ab aus dem heraus Sie den weiterführenden Versandbeleg generieren möchten. Wenn Sie zum Beispiel einen n e u e n Versandbeleg erstellen, stehen Ihnen die folgenden Typen zur Verfügung:

• Eingangsbestellung:

Dieser Typ ist nur sichtbar, wenn die Erweiterungsoption CMS Online Shopsystem gebucht wurde.

• Angebot
• Auftrag
• Rechnung
• Auftrag/Lieferung/Rechnung:

Diesen Typ wählen Sie, wenn Sie ohne einen Auftrag oder Lieferschein anzulegen direkt eine Rechnung erstellen möchten.

• Rahmenauftrag

Ausgehend von einem Verkaufsbeleg vom Typ Auftrag, stehen Ihnen die folgenden Typen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung:

• Lieferung
• Rechnung
• Lieferung+Rechnung
• Proforma-Rechnung
• Auftragsstornierung:

Diesen Typ wählen Sie, wenn der Auftrag storniert werden soll. Die Lagerreservierungen werden dadurch rückgängig gemacht.

• Rahmenauftrag

Bitte beachten Sie, dass Sie keine Änderungen am Typ vornehmen können, wenn Sie auf eine Registerkarte geklickt haben, um zum Beispiel den Cursor in ein Datenfeld zu platzieren. Erst wenn Sie die Registerkarte über Abbrechen oder Speichern wieder verlassen, kann der Typ geändert werden.

Bitte beachten Sie außerdem, dass der Typ nur geändert werden kann, wenn der Status nicht Versendet und nicht Erledigt ist.

Status

Mit dem Status teilen Sie dem System den aktuellen Bearbeitungsstand des Datensatzes mit.

• Prioritäten
• Versendet = Aktiviert: Der Status lässt sich nur auf Versendet setzen, nachdem der Datensatz gedruckt wurde! Beim Druckvorgang wird eine PDF-Datei gespeichert. Im Status Versendet steht nur noch die aktuellste PDF-Datei für den Ausdruck zur Verfügung.
• Erledigt

Registerkarten

Unter der Symbolleiste finden Sie die Registerkarten.

Die Registerkarten definieren verschiedene tabellarische Ansichten oder Datenfenster mit grundsätzlichen Informationen und Eingabefeldern. Zu Beginn ist die Registerkarte Allgemein ausgewählt.

Allgemein

Auf dieser Registerkarte finden Sie Datenfelder mit grundsätzlichen Informationen und Eingabefeldern in Abhängigkeit von dem Typ, den Sie in der Symbolleiste eingestellt haben.

Verkauf: Referenz: Die Referenz gibt die eindeutige Verkaufsbelegnummer an. Die Angaben unter Betreff sind nur für interne Zwecke und erscheinen nicht auf dem Verkaufsbeleg.

Betreff: In dieses Feld können Sie einen Betreff für firmeninterne Zwecke eintragen.

Ihr Zeichen: Bei einem Verkaufsbeleg wird in dieses Feld automatisch die Lieferantennummer eingetragen, die Sie im Kundenkontakt im Register Sonstiges unter Lieferantennummer eingepflegt haben.

Unser Zeichen: Bei einem Verkaufsbeleg wird in dieses Feld automatisch die Debitorennummer eingetragen, die Sie im Kundenkontakt im Register Sonstiges unter Debitorennummer eingepflegt haben.

Inhalt: Der Kopftext steht direkt unter dem Titel z.B. Angebot. Der Fußtext steht nach der Liefer- und Zahlungsart am Ende des Verkaufsbeleges.

Empfänger: Die Empfängeradresse gibt die Adresse an, an die der Verkaufsbeleg gerichtet sein soll. Enthält der dazugehörende Kontaktdatensatz mehrere Adressen, werden sie in der Auswahlliste darunter zur Auswahl vorgeschlagen.

Wichtig: Änderungen von Datenfeldern werden erst durch Klicken auf Speichern übernommen. Der Speichern-Befehl ist allerdings nur aktiv, wenn der Datensatz weder den Status Versendet oder Erledigt hat.

Sonstiges

Allgemein: Hier können Sie die Währung mit dem dazugehörenden Umrechnungskurs zum Euro eintragen. Wenn Sie im Terminfeld ein Datum eintragen, erscheint die Verkaufsbelegnummer im Kalender.

Mehrwertsteuer: Hier tragen Sie die Mehrwertsteuerart und die verschiedenen Mehrwertsteuersätze ein. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird aus dem Datensatz des Kontakts übernommen.

Die Mehrwertsteuerarten werden auf der Seite Umsatzsteuer erläutert.

Fußzeile: Hier können Sie Beträge für einen Sonderrabatt, für Verpackung und Versand und für die Nachnahmegebühr eintragen. Der Sonderrabatt wird auf dem Beleg zusätzlich in Prozent vom Rechnungsbetrag ausgewiesen. Nutzen Sie den Sonderrabatt z.B. um den Rechnungsbetrag zu runden.

Rechnung: Im Feld Adresse können Sie eine abweichende Rechnungsadresse eintragen. Unter dem Eingabefeld für die Zahlungsart finden Sie ein Auswahlfeld mit den Zahlungsarten, die Sie in der Seitenansicht Mandant in der Registerkarte Einstellungen in der Liste Zahlungsarten als Textbaustein definiert haben. Das Auswahlfeld zeigt nur die Textbausteine, deren Sprache mit der von Ihnen ausgewählten Sprache des Verkaufsbelegs übereinstimmt; die nachfolgenden Eingabefelder Zahlungsziel, Skonto und Skontotage werden dabei automatisch ausgefüllt. Alternativ können Sie die Eingabefelder beliebig beschriften.

Lieferung: Im Eingabefeld Adresse tragen Sie die Lieferadresse ein, wenn Sie von der Kundenadresse abweicht. Unter dem Eingabefeld für die Lieferart finden Sie ein Auswahlfeld mit den Lieferarten, die Sie in der Seitenansicht Mandant in der Registerkarte Einstellungen in der Liste Lieferarten als Textbaustein definiert haben. Das Auswahlfeld zeigt nur die Textbausteine, deren Sprache mit der von Ihnen ausgewählten Sprache des Verkaufsbelegs übereinstimmt. Alternativ können Sie in das Eingabefeld einen beliebigen Text einfügen.

Info: Hier sehen Sie die Gesamtbeträge des Verkaufsbelegs: den mehrwertsteuerfreien Umsatz und den Rechnungsbetrag (=Rechnungsgesamtbetrag) und das Datum des Zahlungsziels.

Buchhaltung: Nur sichtbar bei Verkaufsbelegen vom Typ Ausgangsrechnung. Hier können Sie den Zahlungseingang einsehen. Im Feld Bezahlung steht ein Zahlungsvermerk (z.B. offener Vorgang; abzüglich Skonto; Teilzahlung), im Feld Betrag der Zahlungsbetrag und im Feld Geldeingang das Datum des Geldeingangs.

Einstellungen

Attribute: Hier können Sie sehen, wer den Datensatz wann erstellt hat und wann er zum letzten Mal von wem geändert worden ist.

Historisch: Setzen Sie hier das Häkchen, wenn der Datensatz zur weiteren Bearbeitung gesperrt sein soll. Der Datensatz verbleibt aus historischen Gründen im System und wird nur noch in der Übersicht der Datensätze im Register Alle angezeigt.

Nur lesen: Setzen Sie hier das Häkchen, wenn der Datensatz weder geändert noch ergänzt werden soll.

Stichwörter: Sie können hier eine Liste mit frei wählbaren Stichwörtern anlegen. Durch die Klassifizierung mit Hilfe von Stichwörtern, erreichen Sie eine sehr schnelle Anzeige- und Zugriffsmöglichkeit in der Übersicht der Datensätze indem Sie beispielsweise nur die Datensätze mit dem gewünschten Stichwort anzeigen lassen.

Querverweise zu anderen Datensätzen: Hier können Sie Querverweise zu anderen Datensätzen im System anlegen, beispielsweise zu Kunde, Ansprechpartner, Verantwortlichen und Projekten. Außerdem sind hier die Verkaufsbelege aufgelistet, die dem aktuellen Verkaufsbeleg vorausgegangen sind.

Dateien

Im Register Dateien können Sie verschiedene Medien (Bilder, Textdateien, PDF-Dateien, etc.) sammeln. Um Änderungen vorzunehmen muss der Status des Verkaufsbeleges nicht Versendet und nicht Erledigt sein.

Hilfe für die weitere Bearbeitung der Tabelle finden Sie auf der Seite Arbeiten mit Tabellen.

Positionen

In der Registerkarte Positionen werden die Produkte aufgelistet. Um Änderungen vorzunehmen muss der Status des Verkaufsbeleges nicht Versendet und nicht Erledigt sein.

Hilfe für die weitere Bearbeitung der Tabelle finden Sie auf der Seite Arbeiten mit Tabellen

Auftragsstatus

Die Registerkarte Auftragsstatus ist für nur für Auftragsbestätigungen sichtbar, vorausgesetzt der Status steht auf Versendet. Sie erhalten dann eine Übersicht über die im Auftrag bestellten Stückzahlen, die gelieferten Stückzahlen, den Lagerbestand für die einzelnen Positionen und über die bereits berechneten Positionen.

Teillieferung

Rufen Sie die entsprechende Auftragsbestätigung (Verkaufsbeleg=Auftrag) auf. Klicken Sie im Menü auf das Symbol Weiterverarbeiten. Im geöffneten Dialogfenster wählen Sie bei Typ den Eintrag Lieferung aus. Mit der Schaltfläche Speichern übernehmen Sie die Einträge und erhalten das Eingabefenster für den neuen Verkaufsbeleg Lieferschein. Hier ändern Sie die Stückzahlen der Positionen entsprechend Ihrer Teillieferung. Um den Workflow zu dokumentieren setzen Sie den Status danach auf Versendet. Dabei können Sie entscheiden, ob Sie den Status schon mit der Fertigstellung des Lieferscheins setzen oder erst nach dem Versand der Ware.

Zahlungseingänge und Mahnungen

Die Dokumentation der Zahlungseingänge und die Erstellung der Mahnungen erfolgt in der Seitenansicht Verkauf im Register Rechnungen. Hilfestellung dazu finden Sie in der Online Hilfe der Seitenansicht Verkauf.

Fehlerquellen

Bitte prüfen Sie immer die Preise und die Währung Ihrer erstellten Belege - besonders, wenn Sie mehrfach oder nachträglich die Währung (Fremdwährung) Ihres Kontakts oder des Belegs gewechselt haben oder Belege kopieren!

Beispiel 1:

Sie haben einen Beleg aus dem Kontext des Kontakts angelegt. Es wird dabei die Währung des Kontakts auf das Dokument vererbt. Ändern Sie danach die Währung des Kontakts, so wirkt sich das nicht mehr auf den Beleg aus.

Korrektur:

Falls gewünscht, müssen Sie im Beleg die Zahlenwerte der Positionen und die Währung anpassen.

Beispiel 2:

Sie haben einen Beleg erstellt und danach die Währung des Kontakts geändert. Bei der Weiterbearbeitung des Belegs in einen neuen Beleg wird die Währung des Belegs vererbt und nicht die Währung des dazugehörenden Kontakts. Das gilt auch für das Kopieren von Belegen.

Korrektur:

Falls gewünscht, müssen Sie im Beleg die Zahlenwerte der Positionen und die Währung anpassen.

Beispiel 3

Sie fügen neue Positionen mit Produkten in Ihren Beleg ein. Für den Fall, dass die Währung des Produktpreises nicht mit der Währung des Belegs übereinstimmt, wird der Produktpreis gemäß dem entsprechenden Wechselkurs aus der Währungstabelle im Register Buchhaltung im Mandant in die Belegwährung umgerechnet und das Ergebnis als Zahlenwert in den Beleg übernommen. Wenn Sie nun die Währung des Belegs nachträglich ändern, so wird der Zahlenwert der Positionen nicht mehr geändert, sondern er wird nur der neuen Währung zugeordnet.

Korrektur:

Falls gewünscht, müssen Sie im Beleg die Zahlenwerte der Positionen anpassen.