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Verkauf (Übersicht)

Der Verkauf ist Teil der Systemerweiterung ERP (Warenwirtschaft).

Einleitung

Alle Geschäftsvorgänge, die den Verkauf betreffen, werden im System mit Verkaufsbelegen dokumentiert. Verkaufsbelege sind:

• Bestelleingänge (nur beim Online-Shop)
• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Gutschriften
• Packlisten
• Proforma-Rechnungen
• Rücklieferscheine (Warenbestandkorrektur)

Sie können Belege sammeln (einzeln auswählen) und gemeinsam weiterverarbeiten. Z. B. sammeln Sie mehrere Lieferscheine und erstellen daraus e i n e Rechnung.

Mahnungen erstellen Sie in dem Register Rechnungen. In der Tabelle setzen Sie ein Häkchen vor die Rechnung(en), die Sie mahnen möchten und klicken danach am Fuß der Tabelle auf das Symbol Mahnen (Dreieck mit Ausrufezeichen). Die Übersicht Ihrer Mahnungen erhalten Sie in der Seitenansicht Warenwirtschaft im Bereich Verkauf indem Sie auf das Symbol Mahnungen klicken.

Das Erscheinungsbild (Hintergrund, Ränder, Schriftgrößen,..) der gedruckten Verkaufsbelege wird in der Mandantenverwaltung im Register PDF Layout festgelegt.

Symbolleiste

Anzeigen

In diesem Bereich finden Sie die Möglichkeit zum Schließen der Ansicht und zum Bearbeiten eines ausgewählten Verkaufsbeleges.

Schließen: Mit Klick auf das Symbol Schließen wird die aktuelle Seitenansicht geschlossen.

Neu Laden: Mit Klick auf das Symbol Neu Laden laden Sie die Seitenansicht neu.

Bearbeiten: Markieren Sie zuerst in der Liste der Registerkartenansicht den Datensatz, den Sie gerne bearbeiten möchten. Sie markieren den Datensatz, indem Sie mit der Maus auf die Zahl links in der gewünschten Zeile klicken. Jetzt klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten. Es öffnet sich die Seitenansicht dieses Datensatzes und Sie können den Datensatz bearbeiten. Alternativ lässt sich ein Datensatz auch öffnen indem Sie die entsprechende Zeile nicht markieren, sondern in der Zeile auf die verlinkten Felder in den Spalten Nummer oder Suchbegriff klicken.

Stammdaten

Kunden: Mit Klick auf das Symbol Kunden gelangen Sie zur Seitenansicht ihrer Kontaktdaten. War die Seitenansicht vorher noch nicht geöffnet, wird automatisch die Registerkarte Kunden angezeigt, andernfalls rückt lediglich die Seitenansicht Ihrer Kontaktdaten in den Vordergrund und Sie müssen die Registerkarte Kunden mit Klick auf den Registerreiter öffnen.

Produkte: Mit Klick auf das Symbol Produkte gelangen Sie zu der Seitenansicht Produkte. War die Seitenansicht vorher noch nicht geöffnet, wird automatisch die Registerkarte Alle angezeigt, andernfalls rückt lediglich die Seitenansicht Ihrer Produkte in den Vordergrund.

Produktkatalog: Mit Klick auf das Symbol Produktkatalog gelangen Sie zu der Seitenansicht Produktkatalog. War die Seitenansicht vorher noch nicht geöffnet, wird automatisch die Registerkarte Baumansicht angezeigt, andernfalls rückt lediglich die Seitenansicht des Prokuktkatalogs in den Vordergrund.

Neues Dokument

Über diese Symbole starten Sie neue Verkaufsvorgänge.

Angebot: Mit Klick auf das Symbol Angebot starten Sie den Verkaufsvorgang mit dem Verkaufsbeleg vom Typ Angebot.

Auftrag: Mit Klick auf das Symbol Auftrag starten Sie den Verkaufsvorgang mit einem Verkaufsbeleg vom Typ Auftrag oder vom Kombi-Typ Auftrag/Lieferung bzw. Auftrag/Lieferung/Rechnung.

Leihgabe:

Lieferung: Mit Klick auf das Symbol Lieferung starten Sie den Verkaufsvorgang mit einem Verkaufsbeleg vom Kombi-Typ Auftrag/Lieferung oder Typ Packliste.

Rechnung: Mit Klick auf das Symbol Rechnung starten Sie den Verkaufsvorgang mit einem Verkaufsbeleg vom Kombi-Typ Auftrag/Lieferung/Rechnung, Proforma-Rechnung oder vom Typ Gutschrift.

Normalerweise erhalten Sie den nächsten neuen Verkaufsbeleg eines Vorgangs durch Weiterverarbeitung des aktuellen Verkaufsbelegs. Zum Beispiel wird das Angebot weiterverarbeitet zum Auftrag, danach der Auftrag zum Lieferschein, danach der Lieferschein zur Rechnung, danach vielleicht die Rechnung zur Gutschrift. Der jeweils vorherige Verkaufsbeleg bleibt dabei erhalten und wird in den dazugehörenden Registertabellen aufgeführt.

Möchten Sie einen Verkaufsvorgang nicht mit dem Angebot beginnen, sondern mit einem Auftrag, einem Lieferschein oder einer Rechnung so wählen Sie den entsprechenden Typ oder Kombi-Typ. Wenn Sie zum Beispiel einen Verkaufsvorgang mit dem Verkaufsbeleg des Kombi-Typs Auftrag/Lieferung/Rechnung beginnen, so erhalten Sie einen einzigen Verkaufsbeleg, der sowohl die Merkmale einer Auftragsbestätigung, eines Lieferscheins und einer Rechnung hat. In den Tabellen der Register Aufträge, Lieferungen und Rechnungen wird der Kombi-Verkaufsbeleg mit seiner Verkaufsbelegnummer gelistet.

Der Standardweg mit Hilfe der Seitenansicht Verkauf einen Verkaufsbeleg zu erstellen beginnt in dem Datensatz des jeweiligen Kundenkontakts. Dabei wird der neue Verkaufsbeleg automatisch mit dem Kundendatensatz verknüpft. Der alternative Weg beginnt im Menü der Seitenansicht Arbeitsplatz und führt über das Symbol Verkauf ebenfalls in die Seitenansicht Verkauf. Hier legen Sie im Symbolbereich Neues Dokument zuerst den Typ des neuen Verkaufsbeleges fest und im darauf folgenden Dialogfenster die Verknüpfung zu dem Datensatz Ihres Kunden.

Sonstiges

Mahnungen: Mit Klick auf das Symbol Mahnungen erhalten Sie eine Liste Ihrer erstellten Mahnungen. Neue Mahnungen erstellen Sie in der Seitenansicht Verkauf im Register Rechnungen.

Registerkarten

Unter der Symbolleiste finden Sie die Registerkarten.

Die Registerkarten definieren verschiedene tabellarische Ansichten. Welche Registerkarte zu Beginn geöffnet ist hängt von dem vorher benutzten Symbol ab. Sind Sie z.B. mit Klick auf das Symbol Aufträge in die Seitenansicht Verkauf gelangt so wird die Registerkarte Aufträge ausgewählt.

Alle: In dieser Ansicht werden ungefiltert alle Verkaufsbelege-Datensätze angezeigt, unabhängig davon, welchen Status sie besitzen.

Entwurf: Hier werden alle Datensätze angezeigt, die sich noch im Entwurfmodus befinden. Dies sind laut Logik des Systems alle Datensätze, die zwar von Ihnen oder einem Mitarbeiter Ihrer Firma begonnen wurden, sich aber noch in Bearbeitung befinden und nicht den Status Versendet oder Erledigt besitzen.

Versendet: Hier werden alle Verkaufsbelege angezeigt, die vom Status Versendet sind.

Bestelleingänge (Online-Bestellungen): Hier werden die Bestellungen aus Ihrem Online-Shop angezeigt. Nur sichtbar, wenn Sie die Erweiterungsoption CMS Online-Shopsystem gebucht haben. Die Kontaktdaten lassen sich mit wenigen Klicks in einen neuen Datensatz übernehmen. Wählen Sie den entsprechenden Bestelleingang aus und klicken Sie auf den Link in der Spalte Nummer oder Betreff. In der Seitenansicht Verkaufsbeleg klicken Sie auf das Symbol Kunde hinzufügen. Wählen Sie einen Typ (Organisation oder Einzelperson) aus und bestätigen Sie mit OK. In der Seitenansicht Kontakt können Sie jetzt weiter Eingaben zum neuen Kunden vornehmen.

Angebote: Diese Registerkarte zeigt Ihnen eine Übersicht Ihrer offenen Angebote.

Aufträge: Diese Registerkarte zeigt Ihnen eine Übersicht Ihrer offenen Aufträge. Für Artikel mit Lagerbestand gilt: Gelb: mindestens ein Artikel könnte geliefert werden, Rot: kein einziger Artikel hat ausreichenden Lagerbestand Lieferscheine , Grün: Alle Artikel könnten geliefert und damit der Auftrag abgeschlossen werden.

Lieferungen: Diese Registerkarte zeigt Ihnen eine Übersicht Ihrer Ausgangslieferscheine.

Rechnungen: Diese Registerkarte zeigt Ihnen eine Übersicht Ihrer offenen Ausgangsrechnungen. Fällige Rechnungen werden rot markiert. Ausgehend von dieser Tabelle können Sie Rechnungen mahnen und Zahlungseingänge eintragen.

Umsätze: Diese Registerkarte zeigt in einer Matrix Ihre Kundenumsätze. Es werden die letzten zwölf Monatsumsätze und die Jahressumme des letzten und des aktuellen Jahres ausgewiesen. Ältere Monatsumsätze finden Sie nach Jahren sortiert in der Seitenansicht jedes Kundendatensatze im Register Kunde.

Verkaufsbeleg neu anlegen

Einen neuen Verkaufsbeleg legen Sie aus dem Kontext eines Kontaktes mit Typ Kunde an. Dazu gehen Sie in die Seitenansicht Ihres Kunden-Datensatzes und klicken auf das Symbol Verkauf. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Typ des Verkaufsbeleges wählen und erste Daten eintragen können. Nachdem Sie auf den Speichern-Button geklickt haben, öffnet sich die Seitenansicht des neuen Verkaufsbeleg-Datensatzes und Sie können weitere Daten eingeben. Der alternative Weg beginnt in der Seitenansicht Verkauf. Hier legen Sie im Symbolbereich Neues Dokument zuerst den Typ des neuen Verkaufsbeleges fest und danach die Verknüpfung zu dem Datensatz Ihres Kunden.

Verkaufsbelege sammeln

Der Vorgang wird am Beispiel einer Sammelrechnung erklärt. Klicken Sie in der Seitenansicht Verkauf im Register Lieferungen in der Liste nacheinander auf die Zeilen der benötigten Lieferungen. Dabei müssen Sie es vermeiden auf einen Link zu klicken. Am Fuß der Liste klicken Sie nun auf das Symbol für Sammelrechnung (Häkchen). Es öffnet sich ein Dialogfenster, das Sie mit Speichern verlassen müssen. Die Sammelrechnung ist jetzt erstellt und kann gedruckt oder weiter bearbeitet werden.

Mahnung erstellen

Mahnungen erstellen Sie in dem Register Rechnungen. Filtern Sie die Tabelle unter dem Status nach versendeten aber noch nicht erledigten Rechnungen. Die fälligen Rechnungen werden rot unterlegt gekennzeichnet. Danach setzen Sie ein Häkchen vor die Rechnung(en), die Sie mahnen möchten und klicken danach am Fuß der Tabelle auf das Symbol Mahnung (Dreieck mit Ausrufezeichen). Die Übersicht Ihrer Mahnungen erhalten Sie in der Seitenansicht Warenwirtschaft im Bereich Verkauf indem Sie im Menü auf das Symbol Mahnungen klicken. Sie erhalten eine Tabelle Ihrer Mahnungen. Den Mahnstatus für die einzelnen Rechnungen erhalten Sie, wenn Sie auf den Link der entsprechenden Mahnung klicken und unter dem Register Rechnungen in der Spalte Status nachsehen.

Zahlungseingang eintragen

Zahlungseingänge tragen Sie ein in dem Register Rechnungen. Filtern Sie die Tabelle unter dem Status nach versendeten aber noch nicht erledigten Rechnungen. Die fälligen Rechnungen werden rot unterlegt gekennzeichnet. Danach setzen Sie ein Häkchen vor die Rechnung(en), die Sie als bezahlt markieren möchten und klicken danach am Fuß der Tabelle auf das Symbol Bezahlen (Häkchen). Im Dialogfenster Zahlung geben Sie die Art der Bezahlung ein (ohne jeden Abzug, abzüglich Skonto, mit Abzug, Teilzahlung, Zahlung storniert), das Datum des Geldeingangs und den Betrag. Mit OK bestätigen Sie die Eingabe. Den letzten erfassten Zahlungseingang zu einer Rechnung können Sie danach in dem Datensatz der Rechnung im Register Sonstiges im Bereich Buchhaltung einsehen.

Alternativ können Sie direkt beim Kunden die Rechnungen als bezahlt setzen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie mehrere Rechnungen für einen Kunden bearbeiten wollen. Gehen Sie dazu in der Seitenansicht des Kontaktdatensatzes in das Register Kunde in die Liste Rechnungen. Verfahren Sie hier wie oben beschrieben.

Rücklieferschein erstellen

Der Versandbeleg vom Typ Rücklieferschein dient der Korrektur des Lagerbestands, für z.B. den Fall, dass der Kunde die Ware zurückgeschickt hat. Voraussetzung für die Erstellung dieses Lieferscheins ist, dass der Warenausgang mit dem Verkaufsbeleg vom Typ Lieferung im System dokumentiert wurde. Klicken Sie in der Seitenansicht Verkauf in der Liste des Registers Lieferungen auf den Link in der Zeile des gewünschten Warenausgangs. Danach klicken Sie im Menü der Seitenansicht des Verkaufsbelegs Lieferung auf das Symbol Weiterverarbeiten und wählen im Dialogfenster Kopieren und weiterverarbeiten den Typ Rücklieferung. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, können Sie im dann geöffneten Datensatzfenster des neuen Verkaufsbelegs Ihre Eingaben vervollständigen.

Gutschrift erstellen

Gutschriften an Ihre Kunden korrigieren nur Ihre Geldforderungen und nicht den Warenbestand Ihres Lagers. Für die Korrektur des Warenbestands ist der Verkaufsbeleg vom Typ Rücklieferschein vorgesehen. Voraussetzung für die Erstellung der Gutschrift ist, dass im System der entsprechende Verkaufsbeleg vom Typ Rechnung vorhanden ist. Klicken Sie in der Seitenansicht Verkauf in der Liste des Registers Rechnungen auf den Link in der Zeile der gewünschten Ausgangsrechnung. Danach klicken Sie im Menü der Seitenansicht des Veraufsbelegs Rechnung auf das Symbol Weiterverarbeiten und wählen im Dialogfenster Kopieren und weiterverarbeiten den Typ Gutschrift. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, können Sie im dann geöffneten Datensatzfenster des neuen Verkaufsbelegs Ihre Eingaben vervollständigen.

Packliste erstellen

Voraussetzung für die Erstellung der Packliste ist, dass im System der entsprechende Verkaufsbeleg vom Typ Lieferung vorhanden ist. Klicken Sie in der Seitenansicht Verkauf in der Liste des Registers Lieferungen auf den Link in der Zeile der gewünschten Lieferung. Danach klicken Sie im Menü der Seitenansicht des Veraufsbelegs Lieferung auf das Symbol Weiterverarbeiten und wählen im Dialogfenster Kopieren und weiterverarbeiten den Typ Packliste. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, können Sie im dann geöffneten Datensatzfenster des neuen Verkaufsbelegs Ihre Eingaben vervollständigen.

Proforma-Rechnung erstellen

Voraussetzung für die Erstellung der Proforma-Rechnung ist, dass im System der entsprechende Verkaufsbeleg vom Typ Auftrag vorhanden ist. Klicken Sie in der Seitenansicht Verkauf in der Liste des Registers Aufträge auf den Link in der Zeile des gewünschten Auftrags. Danach klicken Sie im Menü der Seitenansicht des Veraufsbelegs Auftrag auf das Symbol Weiterverarbeiten und wählen im Dialogfenster Kopieren und weiterverarbeiten den Typ Proforma-Rechnung. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, können Sie im dann geöffneten Datensatzfenster des neuen Verkaufsbelegs Ihre Eingaben vervollständigen.

Online-Bestellungen bearbeiten

Online-Bestellungen können Sie nur bearbeiten, wenn Sie die Erweiterungsoption CMS Online-Shopsystem gebucht haben. Eine Übersicht Ihrer Online-Bestellungen finden Sie in der Seitenansicht Verkauf im Register Bestelleingänge. Von hieraus übernehmen Sie die Adressdaten in neue Kundendatensätze und bearbeiten die Bestellungen weiter in Lieferscheine und/oder Rechnungen.

Adressdaten übernehmen:

Die Kontaktdaten lassen sich mit wenigen Klicks in einen neuen Datensatz übernehmen. Wählen Sie den entsprechenden Bestelleingang aus und klicken Sie auf den Link in der Spalte Nummer oder Betreff. In der Seitenansicht Verkaufsbeleg klicken Sie auf das Symbol Kunde hinzufügen. Wählen Sie einen Typ (Organisation oder Einzelperson) aus und bestätigen Sie mit OK. In der Seitenansicht Kontakt können Sie jetzt weiter Eingaben zum neuen Kunden vornehmen.

Weiterverarbeiten:

In der Seitenansicht Verkaufsbeleg der Online-Bestellung klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Weiterverarbeiten. In Dialogfenster Kopieren und weiterverarbeiten wählen Sie den Typ des neuen Dokuments aus je nachdem, ob Sie erst einen Auftrag oder sofort eine Rechnung erstellen möchten.