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Arbeiten mit Tabellen

Die Tabellen geben Ihnen eine Übersicht verschiedener Datensätze gleicher Art (Kunden, Projekte, Termine, etc.) oder eine Übersicht verschiedener Einträge einer Art (Merkmale, Stichwörter, Querverweise, etc.).

Sichtbarer Text

Die Tabellenzeile ist gemäß den Tabellenüberschriften in verschiedene Felder unterteilt. Am Zeilenanfang können sich die drei folgenden Felder befinden:

• Kästchen: Mit Klick in das Kästchen können Sie die Zeile markieren, z.B für einen Lösch- oder Sammelvorgang
• Kleines gefülltes Dreieck: Mit Klick auf das Dreieck öffnen Sie das Textfeld. Ist der Status des Datensatzes dabei nicht Aktiviert (A) und nicht Erledigt (F) können Sie das Textfeld bearbeiten andernfalls nur lesen.
• Nr.: Mit Klick auf die Zeilennummer können Sie die Zeile markieren, z.B für einen Lösch- oder Sammelvorgang.

Link

Einige Felder enthalten einen weiterführenden Link. Sie erkennen den Link, wenn Sie mit dem Mauszeiger (Pfeilsymbol) über den Eintrag im Feld streichen und der Mauszeiger sich dabei in ein Handsymbol verändert.

Spaltenbreite

Die Spaltenbreite können Sie für jede Spalte individuell festlegen. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger in der Überschriftenzeile der Tabelle auf die Trennlinie zwischen zwei Überschriften. Das Mauszeigersymbol ändert sich und Sie können nun mit festgehaltener linker Maustaste den Rand der Spalte nach links oder rechts verschieben. Lassen Sie die Maustaste los sobald Sie die gewünschte Spaltenbreite eingestellt haben.

Tabellenfilter

Die Filterzeile

Die Filterzeile der Registerkarten befindet sich unter der Zeile mit den Spaltenüberschriften. Die Filterkriterien können Sie über Eingabe- oder Auswahlfelder eingeben. Zum Beispiel suchen Sie einen Kunden der mit dem Buchstaben K beginnt. Dann schreiben Sie in das Filtereingabefeld unter der Überschrift Organisation den Buchstaben K und in der angezeigten Übersicht werden alle Kunden angezeigt deren Name mit K beginnt. Hier können Sie über den Typ nach bestimmten Datensätzen suchen oder über den Status den Workflow ihrer Datensätze prüfen. Schnell erhalten Sie eine Übersicht aller Datensätze, die noch nicht den Status Erledigt haben. Mit Hilfe der Priorität lassen Sie sich die Datensätze Ihrer wichtigsten unerledigten Termine, Projekte , ect. anzeigen.

Filtern nach Stichwörtern

Durch die Klassifizierung der Datensätze mit Hilfe von Stichwörtern, erreichen Sie eine sehr schnelle Anzeige- und Zugriffsmöglichkeit. So erhalten Sie beispielsweise eine Übersicht aller Datensätze denen Sie das Stichwort "Großhändler" oder "Schlüsselkunde" zugeordnet haben. Die frei wählbaren Stichwörter können Sie in der Registerkarte Einstellungen anlegen.

Funktionen in der Fußzeile

Hier finden Sie die Übersicht aller möglichen Symbole, aus den Fußzeilen der Tabellen.

Zeilen sortieren

Wenn Sie die Reihenfolge der Zeilen ändern wollen, dann klicken Sie auf das Symbol Sortierung ein-/ausschalten. Danach klicken Sie auf die Zeile, die Sie verschieben möchten und halten die Maustaste gedrückt. Jetzt ziehen Sie die Zeile auf den gewünschten Platz in der Tabelle.

Neue Zeile hinzufügen

Nachdem Sie auf das Symbol Neue Zeile hinzufügen geklickt haben, öffnet sich ein Dialogfenster, in das Sie einen neuen Datensatz eintragen können.

Zeile editieren

Markieren Sie zuerst die Zeile, die Sie editieren möchten. Nachdem Sie auf das Symbol Ausgewählte Zeile editieren geklickt haben, öffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie den Datensatz bearbeiten können.

Zeile löschen

Markieren Sie zuerst die Zeile, die Sie löschen möchten. Nachdem Sie auf das Symbol Ausgewählte Zeile löschen geklickt haben, wird die Zeile gelöscht.

Tabelle neu laden

Klicken Sie auf das Symbol, wenn Sie die Tabelle aktualisieren möchten.

CSV-Datei speichern

Mit dieser Funktion speichern Sie alle Datensätze Ihrer aktuellen Tabellenseite. Mit Klick auf das Symbol CSV-Datei speichern generiert das System eine Datei mit der Endung ".csv". Die Datei ist eine reine Textdatei mit dem Zeichensatz UTF-8. Die Felder sind durch Kommas getrennt und die Texte stehen in Anführungsstrichen.

Export

Über die Funktionen Export und Import haben Sie die Möglichkeit vorher ausgewählte Datensätze aus dem System zu exportieren, zu bearbeiten und danach wieder in das System zu importieren. Dieses Vorgehen ist sehr hilfreich, wenn Sie für eine größere Anzahl von Datensätzen identische Änderungen machen wollen. Sie vermeiden dadurch jeden Datensatz einzeln aufzurufen und zu bearbeiten. Die Änderungen können Sie nun ganz komfortabel in einem Tabellenprogramm vornehmen. wenn Sie ein Produkt angelegen wollen, dessen Datensatz sich nur in wenigen Merkmalen (siehe Registerkarte Merkmale) von einem bereits vorhandenen unterscheidet. Sie exportieren den vorhandenen Datensatz, tragen die Änderungen ein und importieren ihn unter einer anderen Bestellnummer zurück ins System.

Markieren Sie die Zeile(n), die Sie exportieren möchten indem Sie die Ctrl-Taste halten und auf die einzelnen Zeilen klicken. Danach klicken Sie auf das Symbol Export. Das System generiert nun eine Datei mit der Endung ".csv". Die Datei ist eine reine Textdatei mit dem Zeichensatz UTF-8. Die Felder sind durch Kommas getrennt und die Texte stehen in Anführungsstrichen.

Import

Fälschlicherweise wird zur Zeit das Import-Symbol mit dem Text Keine Datei ausgewählt unterlegt. Dies wird demnächst geändert. Die Benutzung dieser Funktion ist nur sinnvoll für Dateien, die zuvor aus dem System exportiert und bearbeitet wurden. Dabei ist zu beachten, dass die Form der Datei erhalten bleibt. Mit Klick auf das Symbol Import öffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie angeben können, welche Datei Sie importieren möchten.

Bezahlen

Mit Klick auf das Symbol Bezahlen öffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie angeben können, wann der Geldeingang zu Ihren Rechnungen erfolgte und welcher Betrag gezahlt wurde.

Mahnung

Mit Klick auf das Symbol Mahnung öffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie erste Daten zur Mahnung der fälligen Rechnung eintragen können. Nachdem Sie die Einträge gespeichert haben, öffnet sich die Seitenansicht des Mahnungsdatensatzes, in der Sie die Informationen ergänzen können.

Absenden

Mit Klick auf das Symbol Absenden versenden Sie im EMail-Verteiler die EMails an die angegebenen EMail-Adressen.

Drucken

Mit Klick auf das Symbol Drucken drucken Sie im Brief-Verteiler die Briefe zu den angegebenen Adressen aus.

Tabellenseiten blättern

In der Mitte der Fußzeile finden Sie Symbole mit denen Sie in der Tabelle seitenweise blättern oder bis an den Tabellenanfang oder an das Tabellenende springen können. Mittig wird die Nummer der aktuellen Tabellenseite angezeigt und rechts daneben die Gesamtseitenzahl. In der Auswahlbox rechts können Sie die Zeilenanzahl auswählen, die pro Seite angezeigt werden soll.

Anzahl der Tabellenzeilen

In der Fußzeile rechts stehen die Nummern der Zeilen die gerade in der Übersicht gezeigt werden. Ganz rechts steht die Gesamtzahl aller Zeilen der Tabelle.