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EMails

Die Verwaltung von EMails ist Teil der Systemerweiterung DMS (Dokumentenmanagement).

Einleitung

Zur Vermeidung von Medienbrüchen, sollte die gesamte Kommunikation in einem System abbildbar sein. Nur so entsteht eine zuverlässige Historie in der Kundenakte. Auch gesendete und empfangene EMails werden mit dem passenden Kontakt oder Projekt verknüpft und archiviert. Bitte beachten Sie, dass die EMail-Kommunikation systemtypisch erfolgt und nicht wie bei den typischen EMail-Clients (Outlook, Thunderbird, etc.). So stehen z.B. Funktionen wie CC oder BCC (Versand der EMail-Kopie an zusätzliche Empfänger) nicht zur Verfügung.

Bei Bedarf wird eine E-Mail-Kopie an eine von Ihnen definierte E-Mail-Adresse versendet. Diese E-Mail-Adresse können Sie im Register Einstellungen in der Variablen EMAIL-SEND-BCC in Ihrem Mandanten eintragen.

Symbolleiste

Anzeigen

In diesem Bereich finden Sie die Möglichkeit zum Schließen der Ansicht und zum Bearbeiten einer ausgewählten EMail.

Schließen: Mit Klick auf das Symbol Schließen wird die aktuelle Seitenansicht geschlossen.

Neu Laden: Mit Klick auf das Symbol Neu Laden laden Sie die Seitenansicht neu.

Bearbeiten: Markieren Sie zuerst in der Liste der Registerkartenansicht den Datensatz, den Sie gerne bearbeiten möchten. Sie markieren den Datensatz, indem Sie mit der Maus auf die Zahl links in der gewünschten Zeile klicken. Jetzt klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten. Es öffnet sich die Seitenansicht dieses Datensatzes und Sie können den Datensatz bearbeiten. Alternativ lässt sich ein Datensatz auch öffnen indem Sie die entsprechende Zeile nicht markieren, sondern in der Zeile auf die verlinkten Felder unter Nummer oder Betreff klicken.

EMail erstellen

Ausgehend: Standardmäßig wird eine E-Mail aus dem Kontext eines Kontakts erstellt. Mit Klick auf das Symbol Ausgehend können Sie auch außerhalb des Kontaktdatensatzes eine neue E-Mail anlegen und sie anschließend mit dem Kontakt verknüpfen.

Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie den Kontakt und falls vorhanden den Ansprechpartner auswählen können.

Registerkarten

Unter der Symbolleiste finden Sie die Registerkarten Alle, Entwurf, Versendet und Empfangen. Die Registerkarten definieren verschiedene tabellarische Ansichten. Zu Beginn ist die Registerkarte Alle ausgewählt.

Alle: In dieser Ansicht werden ungefiltert alle EMail-Datensätze angezeigt, unabhängig davon, welchen Status sie besitzen.

Entwurf: Hier werden alle Datensätze angezeigt, die sich noch im Entwurfmodus befinden. Dies sind laut Logik des Systems alle Datensätze, die zwar von Ihnen oder einem Mitarbeiter Ihrer Firma begonnen wurden, sich aber noch in Bearbeitung befinden und nicht den Status Versendet oder Erledigt besitzen.

Versendet: Diese Registerkarte zeigt aktive Datensätze vom Typ Ausgehend mit dem Status auf Versendet (= Aktiviert) aber noch nicht auf Erledigt.

Empfangen: Diese Registerkarte zeigt Dateien mit dem Typ Eingehend mit dem Status auf Gelesen (= Aktiviert) aber noch nicht auf Erledigt.

E-Mail erstellen

Sie können E-Mails aus dem Kontext eines Kontakts oder Projektes heraus erstellen oder direkt von der Seitenansicht Arbeitsplatz. Die Erstellung einer E-Mail ohne Bezug zu einem Kontakt- oder Projektdatensatz wird nicht unterstützt, da es der Intention eines CMR-Systems wiedersprechen würde.

aus dem Kontakt heraus: Sie befinden sich bereits im Kontaktdatensatz oder öffnen den Kontaktdatensatz von Ihrem Arbeitsplatz aus: Klicken Sie in Ihrer Arbeitsplatzansicht im Symbolbereich Dokumente auf das Symbol Kontakte. Suchen oder filtern Sie die Zeile mit dem gewünschten Datensatz heraus und öffnen Sie die Seitenansicht des Datensatzes, indem Sie in der Zeile auf den Link in der Spalte Nummer oder Suchbegriff klicken. Im Symbolbereich Neues Dokument klicken Sie nun auf das Symbol EMail. Im geöffneten Dialogfenster EMail erstellen geben Sie den Betreff ein und bestätigen mit Ok. In der Seitenansicht der neuen E-Mail können Sie nun den E-Mail-Text eingeben, den Betreff ändern und die Empfänger-E-Mail überprüfen.

vom Arbeitsplatz aus: Sie möchten mal eben schnell die E-Mail verfassen und danach in aller Ruhe den Kontaktdatensatzsatz heraussuchen. Klicken Sie in Ihrer Arbeitsplatzansicht im Symbolbereich Dokumente auf das Symbol EMails. In der geöffneten Seitenansicht EMails klicken Sie nun auf das Symbol Ausgehend. Es öffnet sich das Dialogfenster EMail erstellen. An dieser Stelle könnten Sie die E-Mail bereits mit einem Kontaktdatensatz verknüpfen. Suchen oder filtern Sie den Kontaktdatensatz aus der angezeigten Tabelle heraus oder Sie tragen den Betreff ein und bestätigen mit OK. Es öffnet sich die Seitenansicht der neuen E-Mail, in der Sie nun den E-Mail-Text eingeben können (**E-Mail-Adresse ??? **). Die Verknüpfung setzen Sie nachträglich im Register Einstellungen im Bereich Querverweise zu anderen Datensätzen indem Sie auf das Plussymbol am Tabellenende klicken und danach im Dialogfenster Beziehungsart auf den Button Empfänger. Wählen Sie in der Tabelle den gewünschten Empfänger und bestätigen Sie mit OK. Im geöffneten Register Allgemein wird die E-Mail-Adresse automatisch eingefügt, nachdem Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Neu Laden geklickt haben.

aus dem Projekt heraus: Sie befinden sich bereits im Projektdatensatz oder öffnen den Projektdatensatz von Ihrem Arbeitsplatz aus: Klicken Sie in Ihrer Arbeitsplatzansicht im Symbolbereich Stammdaten auf das Symbol Projekte. Suchen oder filtern Sie die Zeile mit dem gewünschten Datensatz heraus und öffnen Sie die Seitenansicht des Datensatzes, indem Sie in der Zeile auf den Link in der Spalte Referenz oder Betreff klicken. Im Symbolbereich Neues Dokument klicken Sie nun auf das Symbol EMail. Im geöffneten Dialogfenster EMail erstellen geben Sie den Betreff ein und bestätigen mit Ok. In der Seitenansicht der neuen E-Mail können Sie nun den E-Mail-Text eingeben und den Betreff ändern. Die Verknüpfung mit einem Kontakdatensatz setzen Sie nachträglich im Register Einstellungen im Bereich Querverweise zu anderen Datensätzen indem Sie auf das Plussymbol am Tabellenende klicken und danach im Dialogfenster Beziehungsart auf den Button Empfänger. Wählen Sie in der Tabelle den gewünschten Empfänger und bestätigen Sie mit OK. Im geöffneten Register Allgemein wird die E-Mail-Adresse automatisch eingefügt, nachdem Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Neu Laden geklickt haben.