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Dateien

Die Verwaltung von Dateien ist Teil der der Systemerweiterung DMS (Dokumentenmanagement).

Einleitung

Dateien sind in der Regel Dokumente, die nicht innerhalb des Systems erstellt oder verarbeitet werden, aber dennoch strukturiert im System abgelegt werden sollen, damit sie mit anderen Datensätzen (z.B. Kontakte, Projekte) verknüpft werden können.

Strukturierte Ablage von Dokumenten aller Art

Informationen und Kommunikationsvorgänge zu den einzelnen Dokumenten werden durch komfortable Funktionalitäten wie Zuordnung von Verantwortlichkeiten, Beschreibung durch frei definierbare Stichworte optimiert.

Ablagemappe

In der Ablagemappe können Sie verschiedene Medien (Bilder, Textdateien, PDF-Dateien, etc.) zu einem Thema sammeln und sicher im System verwahren.

Symbolleiste

Anzeigen

In diesem Bereich finden Sie die Möglichkeit zum Schließen der Ansicht und zum Bearbeiten einer ausgewählten Datei.

Schließen: Mit Klick auf das Symbol Schließen wird die aktuelle Seitenansicht geschlossen. Bei gehaltener Shift-Taste und Klick auf das Symbol Schließen wird die Seite neu geladen.

Bearbeiten: Markieren Sie zuerst in der Liste der Registerkartenansicht den Datensatz, den Sie gerne bearbeiten möchten. Sie markieren den Datensatz, indem Sie mit der Maus auf die Zahl links in der gewünschten Zeile klicken. Jetzt klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten. Es öffnet sich die Seitenansicht dieses Datensatzes und Sie können den Datensatz bearbeiten. Alternativ lässt sich ein Datensatz auch öffnen indem Sie die entsprechende Zeile nicht markieren, sondern in der Zeile auf die verlinkten Felder unter Nummer oder Betreff klicken.

Hinzufügen

In diesem Bereich finden Sie die Möglichkeit eine neue Datei anzulegen.

Ablagemappe: Mit Klick auf das Symbol Ablagemappe legen Sie einen Datei-Datensatz mit nur einer Datei oder mit einer Sammlung von verschiedenen Medien an. Medien sind Bilder, Textdateien, PDF-Dateien, etc..

Registerkarten

Unter der Symbolleiste finden Sie die Registerkarten.

Die Registerkarten definierten verschiedene tabellarischen Ansichten. Zu Beginn ist die Registerkarte Alle ausgewählt.

Alle: In dieser Ansicht werden ungefiltert alle Datei-Datensätze angezeigt, unabhängig davon, welchen Status sie besitzen.

Entwurf: Hier werden alle Dateien angezeigt, die sich noch im Entwurfsmodus befinden.

Neue Datei hinzufügen

Sie können neue Dateien über die Symbolleiste Ihres Arbeitsplatzes dem System hinzufügen. Der übliche Weg ist jedoch, eine Datei aus dem Kontext eines Kontakts oder eines Projektes heraus abzulegen. Die Vorgehensweise ist beschrieben unter Datei.