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Kurs 3

Kurs 3: Dateien

Einleitung

In diesem Kurs zeigen wir Ihnen, wie Sie beliebige Dateien strukturiert ablegen und verwalten können.

Mit dem Buchen der Erweiterungsoption DMS wird die Kontaktverwaltung um grundlegende Funktionen zum Dokumentenmanagement erweitert. Ein Teil davon ist die Verwaltung von Dateien. Diese Dateien sind in der Regel Medien, d.h.

• Textdokumente
• Bilder
• PDF-Dateien
• etc.,

die nicht innerhalb des Systems erstellt oder verarbeitet werden, aber dennoch strukturiert im System abgelegt werden sollen, damit sie mit anderen Datensätzen, wie zum Beispiel Kontakten oder Projekten verknüpft werden können.

Übersichtsseite mit allen Dateien

Zunächst möchten wir Ihnen die Übersichtsseite der Dateien zeigen. Diese Seite erreichen Sie, wenn Sie auf Ihrem Arbeitsplatz in der Symbolleiste im Bereich Dokumente auf das Symbol Dateien klicken.

Unter der Symbolleiste der Seitenansicht Dateien sehen Sie eine Reihe von Registern, über die im Bereich darunter die dazugehörenden Registerkarten schnell geöffnet werden können. Die einzelnen Registerkarten zeigen Ihnen verschiedene, vordefinierte tabellarische Ansichten Ihrer Dateien-Datensätze.

Alle:

Zu Beginn ist die Registerkarte Alle ausgewählt. Sie enthält eine ungefilterte Tabelle mit allen im System vorhandenen Datei-datensätze.

Entwurf:

Auf der Registerkarte Entwurf sehen Sie eine Liste von allen Datei-Datensätzen, bei denen der Status nicht auf Aktiviert (A) und nicht auf Erledigt (F) steht, also Datensätze, die von Ihnen oder einem Kollegen angefangen wurden und sich noch im Entwurf befinden.

in Arbeit

Die Registerkarte in Arbeit zeigt eine Liste von aktiven Datei-Datensätzen die noch nicht erledigt sind.

Funktionen der Tabelle:

Unten rechts in der Fußzeile wird die Gesamtzahl der Datensätze angegeben, sowie alle Datensatz-Positionsnummern, die gerade angezeigt werden. In der Mitte der Fußzeile befindet sich die Navigation, mit der Sie seitenweise blättern können. Hier können Sie auch auswählen, wie viele Datensätze auf einer Tabellenseite angezeigt werden sollen. Links in der Fußzeile sehen Sie kleine Symbole für verschiedene Funktionen. Eine wichtige Funktion, die in fast allen Tabellen angezeigt wird, enthält das Symbol Tabelle neu laden. Damit bringen Sie die Tabelle auf den aktuellen Stand. Weitere Hilfen für die Arbeit mit Tabellen finden Sie unter Arbeiten mit Tabellen.

Datei-Datensatz suchen

In der Übersichtsseite Dateien können Sie unterhalb der Symbolleiste in jedem Register nach einer bestimmten Datei suchen. Dazu steht Ihnen in den Tabellen unterhalb der Zeile mit den Spaltennamen eine Filterleiste zur Verfügung. Mit Hilfe der Filterleiste können Sie sehr schnell und zielgerichtet Ihre Dateien finden, zum Beispiel durch Angabe eines Typs (z.B. Ablagemappe, vertraulich, usw. ) oder mit dem Anfang eines Suchbegriffs in der Spalte Betreff. Der Stern kann dabei als Wildcard eingesetzt werden.

Eine weitere Filtermöglichkeit bietet die Stichwort-Tabelle auf der rechten Seite. Da Sie bei jedem Datensatz beliebig viele Stichwörter angeben können, wird Ihnen hier eine optimale Hilfe geboten Dateigruppen zu finden. Selektieren Sie einfach ein oder mehrere Stichwörter.

Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsweise des Systems.

Einen Datei-Datensatz öffnen und bearbeiten

Jetzt zeigen wir Ihnen, wie Sie die Seitenansicht eines Datei-Datensatzes öffnen können. Dazu suchen Sie sich in einer der Listen der Übersichtseite den entsprechenden Datensatz heraus und klicken mit dem Mauszeiger am Zeilenanfang auf den Link in der Spalte Nummer. Es öffnet sich eine separate Seite für den Datei-Datensatz. Auch für diese neue Seitenansicht finden Sie über der Symbolleiste einen neuen Reiter rechts neben den Reitern der bereits geöffneten Seitenansichten. Darunter sehen Sie den Betreff des Datensatzes und in Klammern die Datensatznummer.

Die Symbolleiste des Dateidatensatzes:

Die Symbolleiste des Dateidatensatzes besteht aus mehreren Symbolbereichen. Im vorderen Teil der Symbolleiste sind die Befehle zum Schließen und Löschen des Datensatzes anwählbar. Außerdem können Sie hier ein Lesezeichen setzen oder den Datensatz auf Wiedervorlage legen.

Am Ende der Symbolleiste befindet sich der Hilfe-Button. Mit ihm öffnen Sie die BRODEL Online-Hilfe zur aktuellen Seitenansicht.

Typ und Status

In der Mitte der Symbolleiste wird der Typ und der Status des Datensatzes angezeigt. Vom Typ und vom Status hängt es ab, welche Registerkarten und Symbole angezeigt werden oder aktiviert sind. So bestimmt zum Beispiel das Häkchen an Ablagemappe, dass unter der Symbolleiste das Register Medien angezeigt wird. Sie können den Typ beliebig ändern, solange die Häkchen im Symbolbereich Status nicht gesetzt sind und sich der Datensatz dadurch im Entwurfsstatus befindet.

Mit dem Status dokumentieren Sie den Bearbeitungszustand Ihres Datensatzes. Der Status ist ein wichtiges Element bei BRODEL. Am Status erkennt das System, ob Sie den Datensatz freigegeben haben (= Häkchen gesetzt bei Aktiviert (A)) und später ob seine Bearbeitung abgeschlossen ist (= Häkchen gesetzt bei Geprüft (F)). Im Status Geprüft (F) ist der Datensatz vollständig schreibgeschützt, im Status Aktiviert (A) teilweise. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsweise des Systems.

Die Registerkarten eines Datei-Datensatzes

Wir kehren nun zurück zu unserem geöffneten Datensatz.

Unter der Symbolleiste sehen Sie Registerkarten mit Datenfeldern und Tabellen für untergeordnete Daten und Querverweise.

Auf der Registerkarte Allgemein befinden sich die grundsätzlichen Informationen zur Datei. Wenn Sie die Informationen bearbeiten wollen, klicken Sie in die einzelnen Felder und geben die Änderungen ein. Mit Speichern übernehmen Sie die Änderungen, mit Abbrechen verwerfen Sie sie wieder.

Auf der Registerkarte Einstellungen sehen Sie neben weiterführenden Informationen vor allem die Tabelle zur Eingabe der Stichwörter und die Tabellen zur Verwaltung von Querverweisen. Hier steht der Querverweis zu Ihrem Namen und eventuell zu einem Kontakt oder einem Projekt.

Querverweise sind ein zentrales Element bei BRODEL. Hier können Sie die Beziehungen von beliebigen Datensätzen zueinander dokumentieren. In diesem Fall finden Sie hier z.B. den Verantwortlichen für die Bearbeitung der Datei oder den Kontakt und oder das Projekt mit dem diese Datei verknüpft ist.

Einen neuen Eintrag können Sie durch Klicken auf das kleine Pluszeichen links im Tabellenfuß erstellen. Der Schreibstift ermöglicht das Ändern einer Zeile und der Papierkorb das Löschen.

Die Registerkarte Medien ist nur sichtbar für Dateien mit dem Typ Ablagemappe. Auf der Registerkarte Medien sehen Sie eine Liste aller Dateien, die Sie in der Ablagemappe abgelegt haben.

Einen Datei-Datensatz hinzufügen

Sie können neue Datensätze direkt über die Symbolleiste der Übersichtsseite Dateien anlegen. Das ist aber nicht der übliche Weg. In der Regel ordnen Sie die Dateien einem Kunden oder Lieferanten zu. Aus diesem Grund ist es am einfachsten, eine Datei aus dem Kontext eines Kontakts heraus abzulegen. Dabei ist das System in der Lage, Querverweise automatisch zum Kontakt anzulegen.

In einem Datei-Datensatz können Sie eine Datei ablegen oder mehrere Dateien sammeln.

Beispiel 1: Sie haben einen Prospekt von der Homepage Ihres Lieferanten heruntergeladen und möchten ihn zum Kontakt ablegen. In der Seitenansicht Ihres Arbeitsplatzes klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Kontakte und öffnen dadurch das Fenster mit der Kontaktübersicht. Suchen Sie Ihren Lieferanten heraus und öffnen Sie den Datensatz mit Mausklick auf den Link in der Spalte Suchbergriff. Anschließend klicken Sie in der Symbolleiste im Bereich Neues Dokument auf das Symbol Datei. Nun wählen Sie in der Dialog-Box den Typ Ablagemappe aus, tragen einen Betreff (z.B. interessantes Produkt) ein, wählen den PDF-Prospekt, der auf Ihrem lokalen Rechner zwischengespeichert sein muss, und klicken auf Speichern. Der Datei-Datensatz wird erstellt und in einem weiteren Fenster angezeigt. Sofern Sie es nicht ändern, ist der Status immer mit Aktiviert (A) vorbelegt.

Beispiel 2: Sie haben mehrere Produktbilder ihres Lieferanten heruntergeladen und möchten diese nicht zwischen den anderen Dateien, die Sie mit dem Lieferanten verknüpft haben, suchen, dann legen Sie einen Datei-Datensatz mit mehreren Dateien an. Verfahren Sie für das erste Bild wie im Beispiel 1 beschrieben. Wählen Sie nun in der Seitenansicht des Lieferanten-Datensatzes unter der Symbolleiste das Register Dokumente aus und klicken Sie in der Liste auf den Datensatz, der das erste Bild enthält. In Der Seitenansicht des Datei-Datensatzes wählen Sie unter der Symbolleiste das Register Medien und fügen weitere Bilder hinzu, indem Sie auf das Plussymbol am Tabellenende klicken.

Grundsätzlichen Informationen zum Datei-Datensatz, die Sie jetzt nach Bedarf weiter ergänzen können finden Sie in der Seitenansicht unter der Symbolleiste in die Registerkarte Allgemein . Änderungen von Datenfeldern werden erst durch Klicken auf Speichern übernommen. Der Speichern-Befehl ist allerdings nur aktiv, wenn der Datensatz nicht den Status Erledigt (F) hat.

Bitte beachten Sie, dass Sie keine Änderungen am Typ vornehmen können, wenn der Status auf Aktiviert (A) oder Erledigt (F) setzt wurde.

Nach dem Wechsel zurück zur Seite des Kontakts, öffnen Sie die Registerkarte Dokumente und sehen dort, nach Klick auf das Symbol Tabelle Neu Laden im Tabellenfuß, den neu angelegten Datei-Datensatz.

Das war ein kleiner Einstieg in das Thema Dateien. Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit.

Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsweise des Systems und Arbeiten mit Tabellen