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Kurs 1

Kurs 1: Erste Schritte im BRODEL System

Einleitung

In diesem Beitrag möchten wir Sie in die BRODEL Systemfunktionen einführen. Sie lernen das BRODEL Kontaktmanagement kennen und können die Termin- und Notizfunktionen anwenden.

Ihren Arbeitsplatz kennenlernen

Nach dem Anmelden gelangen Sie auf die Seite Arbeitsplatz. Diese Seite zeigt Ihre persönliche Sicht auf das System. Für diese Seite erhalten Sie jetzt einen kurzen Überblick. Im späteren Verlauf werden die Zusammenhänge noch erläutert.

Symbolleiste:

In der Seitenansicht Ihres Arbeitsplatzes befindet sich oben die Symbolleiste und darunter Registerkarten mit unterschiedlichen Systemübersichten. Die Ausstattung der Symbolleiste und die Anzahl und Art der Registerkarten ändern sich in Abhängigkeit vom Umfang des Systems und von Ihren individuellen Zugriffsrechten.

Kalender:

Der Kalender zeigt Ihre individuellen Termine für den aktuellen Monat. Möchten Sie die Darstellung auf eine Wochen- oder Tagesübersicht reduzieren, dann klicken Sie mit dem Mauszeiger auf den entsprechenden Button rechts über dem Kalender. Neue Termine können Sie ganz bequem eintragen, indem Sie auf das Pluszeichen im gewünschten Tag klicken. Der Kalender befindet sich immer auf der ersten Registerkarte Ihrer Arbeitsplatzansicht.

Posteingang:

Diese Registerkarte ist nur sichtbar, wenn für das System die Option DMS (Dokumentenmanagement) gebucht wurde. Auf der Registerkarte Posteingang sehen eine Liste mit eingegangenen EMails, Faxen, Kontakt- oder Bestelleingängen.

Entwürfe:

Auf der Registerkarte Entwürfe sehen Sie alle Datensätze, die Sie neu angelegt haben und die noch mitten in der Bearbeitung sind.

Aufgaben:

Auf der Registerkarte Aufgaben sehen Sie Ihre Aufgaben für die Sie als Verantwortlicher eingetragen sind und deren Status auf Aktiviert und noch nicht auf Erledigt steht.

Projekte:

Die Registerkarte Projekte ist nur sichtbar, wenn für das System die Option Projektmanagement gebucht wurde. Auf der Registerkarte Projekte sehen Sie die Projekte, für die Sie als Verantwortlicher eingetragen sind und deren Status auf Aktiviert (A) und noch nicht auf Erledigt (F) steht.

Wiedervorlage:

Auf der Registerkarte Wiedervorlage sehen Sie Datensätze, die Sie selbst auf Wiedervorlage gelegt haben und deren Wiedervorlagetermin bereits erreicht ist.

Übersichtseite mit allen Kontakten

Schauen wir uns nun die Kontaktverwaltung näher an. In der Symbolleiste Ihres Arbeitsplatzes gelangen Sie mit Klick auf das Symbol Kontakte zu der Übersichts­seite aller Kontakte. Bitte beachten Sie, dass für jede geöffnete Seitenansicht automatisch ein Reiter oberhalb der aktuellen Symbolleiste gesetzt wird. In unserem Fall befindet sich jetzt der Reiter Kontakte rechts neben dem Reiter Arbeitsplatz. Die Reiter ermöglichen Ihnen einen schnellen Wechsel der Seitenansichten indem Sie sie mit dem Mauszeiger anklicken.

Unter der Symbolleiste der Seitenansicht Kontakte sehen Sie eine Reihe von Registern, über die im Bereich darunter die dazugehörenden Registerkarten schnell geöffnet werden können. Die einzelnen Registerkarten zeigen Ihnen verschiedene, vordefinierte tabellarische Ansichten Ihrer Kontaktdatensätze. Zu Beginn ist die Registerkarte Alle ausgewählt. Sie enthält eine Tabelle mit allen im System vorhandenen Kontaktdatensätzen. Schauen wir uns diese Tabelle einmal näher an.

Funktionen der Tabelle:

Unten rechts in der Fußzeile wird die Gesamtzahl der Datensätze angegeben, sowie alle Datensatz-Positionsnummern, die gerade angezeigt werden. In der Mitte der Fußzeile befindet sich die Navigation, mit der Sie seitenweise blättern können. Hier können Sie auch auswählen, wie viele Datensätze auf einer Tabellenseite angezeigt werden sollen. Links in der Fußzeile sehen Sie kleine Symbole für verschiedene Funktionen. Eine wichtige Funktion, die in fast allen Tabellen angezeigt wird, enthält das Symbol Tabelle neu laden. Damit bringen Sie die Tabelle auf den aktuellen Stand. Weitere Hilfen für die Arbeit mit Tabellen finden Sie unter Arbeiten mit Tabellen.

Kontakt-Datensatz suchen

Unterhalb der Zeile mit den Spaltennamen sehen Sie eine Filterleiste. Mit Hilfe der Filterleiste können Sie sehr schnell und zielgerichtet Ihre Kontakte finden, zum Beispiel durch Angabe eines Typs (z.B. Organisation) oder mit dem Anfang eines Suchbegriffs (Anfangsbuchstaben eintippen). Der Stern kann dabei als Wildcard eingesetzt werden.

Eine weitere Filtermöglichkeit bietet die Stichwort-Tabelle auf der rechten Seite. Da Sie bei jedem Datensatz beliebig viele Stichwörter angeben können, wird Ihnen hier eine optimale Hilfe geboten Adressgruppen zu finden. Selektieren Sie einfach ein oder mehrere Stichwörter.

Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsweise des Systems.

Einen Kontakt-Datensatz öffnen und bearbeiten

Jetzt zeigen wir Ihnen, wie Sie die Seitenansicht eines Kontakt-Datensatzes öffnen können. Dazu suchen Sie sich in der Liste die entsprechende Kontaktzeile heraus und klicken mit dem Mauszeiger am Zeilenanfang auf den Link in der Spalte Nummer. Es öffnet sich eine separate Seite für den Kontakt-Datensatz. Auch für diese neue Seitenansicht finden Sie über der Symbolleiste einen neuen Reiter rechts neben den Reitern der bereits geöffneten Seitenansichten. Darunter sehen Sie den Namen des Kontakts.

Die Symbolleiste des Kontaktes:

Die Symbolleiste des Datensatzes besteht aus mehreren Symbolbereichen. Im vorderen Teil der Symbolleiste sind die Befehle zum Schließen, Drucken und Löschen des Datensatzes anwählbar. Außerdem können Sie hier ein Lesezeichen setzen oder den Datensatz auf Wiedervorlage legen.

Am Ende der Symbolleiste befindet sich der Hilfe-Button. Mit ihm öffnen Sie die BRODEL Online-Hilfe zur aktuellen Seitenansicht.

Typ und Status

In der Mitte der Symbolleiste wird der Typ und der Status des Datensatzes angezeigt. Vom Typ und vom Status hängt es ab, welche Registerkarten und Symbole angezeigt werden oder aktiviert sind. So bestimmt zum Beispiel das Häkchen an Kunde, dass unter der Symbolleiste das Register Kunde angezeigt wird. Sie können den Typ beliebig ändern, solange die Häkchen im Symbolbereich Status nicht gesetzt sind und sich der Datensatz dadurch im Entwurfsstatus befindet. Ein weiteres Häkchen bei Lieferant fügt unter der Symbolleiste das Register Lieferant hinzu.

Mit dem Status dokumentieren Sie den Bearbeitungszustand Ihres Datensatzes. Der Status ist ein wichtiges Element bei BRODEL. Am Status erkennt das System, ob Sie den Datensatz freigegeben haben (= Häkchen gesetzt bei Aktiviert (A)) und später ob seine Bearbeitung abgeschlossen ist (= Häkchen gesetzt bei Geprüft (F)). Im Status Geprüft (F) ist der Datensatz vollständig schreibgeschützt, im Status Aktiviert (A) teilweise. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsweise des Systems.

Weiterhin befinden sich in der Symbolleiste Befehle, mit denen Sie aus dem Kontext dieses Kontakts neue Dokumente erstellen können, wie z.B. Aktennotizen, Verkaufsdokumente,.. .

Die Registerkarten eines Kontakt-Datensatzes

Wir kehren nun zurück zu unserem geöffneten Kontakt-Datensatz.

Im unteren Teil der Seite sehen Sie Registerkarten mit Datenfeldern und Tabellen für untergeordnete Daten und Querverweise.

Auf der Registerkarte Allgemein befinden sich die grundsätzlichen Informationen zum Kontakt. Wenn Sie die Informationen bearbeiten wollen, klicken Sie in die einzelnen Felder und geben die Änderungen ein. Mit Speichern übernehmen Sie die Änderungen, mit Abbrechen verwerfen Sie sie wieder.

Auf der Registerkarte Kommunikation sehen Sie Untertabellen für weitere Telefonnummern, Adressen und andere Kommunikationskanäle. Einen neuen Eintrag können Sie durch Klicken auf das kleine Pluszeichen links im Tabellenfuß erstellen.

Der Schreibstift ermöglicht das Ändern einer Zeile und der Papierkorb das Löschen.

Die nächsten Registerkarten erscheinen abhängig vom Kontakttyp und enthalten die spezifischen Daten für Ihre Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden.

Auf der Registerkarte Einstellungen sehen Sie neben weiterführenden Informationen vor allem die Tabelle zum Eingeben der eingangs erwähnten Stichwörter und die Tabellen zur Verwaltung von Querverweisen.

Querverweise sind ein zentrales Element bei BRODEL. Hier können Sie die Beziehungen von beliebigen Kontakten zueinander dokumentieren.

Die Registerkarte Merkmale kann einfache Informationen als freie Name-Wert-Kombination speichern.

Zum Beispiel: Jahresumsatz – 1 Millionen - Euro

Weitere Informationen finden Sie unter Merkmale.

In der Registerkarte Bilder können Sie Bilder ablegen und in der Registerkarte Dokumente, Dokumente, die über Querverweise mit diesem Datensatz verknüpft sind. Je nach gebuchter Ausstattung des Systems gehören zu diesen Dokumenten neben den Aktivitäten auch Datensätze wie Dateien, Briefe, Verkaufsbelege, etc.. So entsteht ganz automatisch eine vollständige Kundenakte bzw. -historie.

Eine neue Aktivität zum Kontakt anlegen

Stellen Sie sich vor das Telefon klingelt und ein Kunde schildert sein Anliegen. Wenn Sie dieses Gespräch dokumentieren wollen, rufen Sie den entsprechenden Kontakt-Datensatz auf und klicken Sie in der Symbolleiste im Bereich Neues Dokument auf das Symbol Aktennotiz. Es erscheint ein Dialog-Fenster in dem Sie die Notiz eintragen können. Der Typ, der Status und das aktuelle Datum sind vorbelegt, können aber bei Bedarf geändert werden.

Das Feld „Querverweis“ zeigt die Verknüpfung zum Kontakt an. Mit Klick auf das Feld Speichern wird der Datensatz angelegt und in einem neuen Fenster geöffnet. Ihre Angaben werden übernommen und Sie können nun weitere Änderungen vornehmen. Dabei entscheiden Sie auch, ob Sie den Status auf Aktiviert belassen. Wenn Sie ihn entfernen, geben Sie den Datensatz noch nicht für das System frei.

Das Setzen des Status auf Aktiviert ist ein wichtiger Punkt. Damit teilen Sie dem System mit, dass Sie mit der Eingabe fertig sind und sich die Aktivität nicht mehr im Entwurfsmodus befindet. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsweise des Systems.

Schließen Sie nun den Datensatz der Aktivität und kehren Sie zurück zu dem Kontakt-Datensatz. Nach dem Aktualisieren der Registerkarte Dokumente über das Symbol Tabelle neu laden links im Tabellenfuß, wird jetzt die neue Aktivität angezeigt.

Einen neuen Kontakt-Datensatz anlegen

Zum Schluss zeigen wir Ihnen noch, wie Sie einen neuen Kontakt anlegen. Dazu wechseln Sie zur Übersichtsseite aller Kontakte (s.o). Grundsätzlich gibt es drei unterschiedliche Grundtypen von Kontakten. Davon abhängig sind verschiedene Eigenschaften dieses Kontakts.

Eine Organisation ist aus der Sicht des BRODEL Systems eine Firma, eine Institution oder ein Verein.

Ein Ansprechpartner ist eine natürliche Person, die in einer Organisation arbeitet oder ihr sonst wie angehört. Dies kann auch ein Vereinsmitglied sein. Wichtig ist bei dieser Art des Kontakts, dass ein Ansprechpartner immer organisatorisch einer Organisation untergeordnet ist.

Die Einzelperson ist ein Sonderfall. Sie ist eine Kombination aus Person und Organisation, also in der Regel eine Privatperson oder ein Einmannbetrieb, bei dem sich die Aufteilung in Firma und Ansprechpartner nicht lohnt. Hier sind alle Eigenschaften einer Organisation und eines Ansprechpartners vereint.

Organisationen oder Einzelpersonen können aus der Sicht des BRODEL Systems Kunden und/oder Lieferanten werden aber niemals Benutzer. Das bedeutet: Sie können Benutzerkonten für Ihr BRODEL System nur für Einzelpersonen und Ansprechpartner einrichten.

Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste, Z.B. Einzelperson. Es öffnet sich eine Dialogbox, in der die Felder Typ, Status und Land vorbelegt sind. Ändern Sie die Eingaben wenn nötig und tragen Sie zunächst die Basisdaten ein. Abschließend klicken Sie auf Speichern und der neu erzeugte Kontakt wird in einer neuen Seitenansicht angezeigt. Hier können Sie Ihre Angaben in der Symbolleiste und in den Registern vervollständigen.

Das Anlegen einer neuen Organisation erfolgt analog zum Anlegen einer Einzelperson.

Für das Anlegen eines neuen Ansprechpartners selektieren Sie in der Tabelle zuerst die übergeordnete Organisation indem Sie am Zeilenanfang auf die Zahl oder das Kästchen und anschließend im Symbolbereich Neuer Kontakt auf das Symbol Ansprechpartner klicken. Die Zuordnung wird dann vom System automatisch eingerichtet. Tragen Sie die Daten ein und klicken Sie anschließend auf Speichern. Vervollständigen Sie nun die Daten des neuen Kontakts wie eben beschrieben. Wenn Sie alle Eingaben erledigt haben, können Sie den Status auf Geprüft (F) setzen. Damit ist jetzt der neue Datensatz schreibgeschützt.

Das Setzen des Status ist ein wichtiges Hilfsmittel für die Arbeit im System und kennzeichnet den Workflow. Falls Sie den Datensatz später einmal ändern wollen, können Sie den Geprüft-Status jederzeit wieder entfernen.

Das war ein kleiner Rundgang im BRODEL System. Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit.